Oleh: Asri Hadi (Bendahara Asosiasi Media Digital Indonesia-AMDI)
Ketika ada pernyataan dari seorang HUMAS BUMN yang menyebut bahwa mengundang wartawan jaman sekarang itu, tidaklah sulit, saya sempat terkesiap. Maksudnya, gimana ya, atas pernyataan ini.
Ya, di jaman serba digital. KIta gampang mengundang jurnalis atau wartawan. Para wartawan dunia digital membutuhkan atau informasi dan rilis, karena mereka di kantornya kadang harus memenuhi kuota, untuk satu hari sekitar 10 berita per orang.
Hanya saja, si public relation itu melanjutkan ceritanya dengan mimik serius, kemudian lantas tertawa lebar.
Ia berujar begini, "Mengundangnya sih gampang. Yang susah itu sekarang, kalau bikin acara, terus mereka hadir. Yang susah itu adalah......mulangin (maksudnyamengantar mereka pulang-red) mereka. Ha-ha-ha.."
Weleh-weleh, sepertinya si HUMAS itu bercerita dengan nada satir, getir atau entah mungkin bercanda.
Intinya, media relations itu bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai keinginan perusahaan atau klien demi mendapatkan suatu citra yang lebih baik daripada aslinya di mata umum.
Coach Jojo pernah menulis kiatnya. Klik ini: Kiat Mengundang Wartawan & Beritanya Dimuat, Yang nge-klik artikel itu, luar biasa banyaknya. Viral. Karena ia membongkar Rahasianya.
Ia mengungkap tak sekedar baik atau buruknya humas akan diukur dari kejujuran dan kenetralan dalam memberikan informasi kepada masyarakat melalui media.
Bahwa sudah pasti HUMAS memberikan citra positif bagi perusahaan. Jalan menciptakan hubungan baik dengan media massa.
Entah itu TV, Media cetak atau media digital. Sisi lain dari menyebar undangan konperensi pers hinggahal yang tabu, untuk menanyakan “kapan deadline naskah dari humas itu harus diserahkan ke meja redaksi untuk bisa dimuat”.
Cerita lawas atau standar adalah melakukan kunjungan kepada redaksi media, kemudian mengirimkan kalender atau agenda tahunan, mengucapkan selamat jika media massa berulang tahun.
Membina relasi dengan mengucapkan belasungkawa bila wartawannya dapat musibah, mengadakan pertandingan olahraga persahabatan atau mengajak berpartisipasi dalam kegiatan lainnya.
Itu sekedar hal bagus yang standar, serta teoritis dengan mengetahui karakteristik media.
Tapi, bagaimana HUMAS perlu lebih paham akan karakteristik media massa jaman now, hingga berita menjadi trending. Dengan keyword, di mbah google, dalam urutan pertama. Itu yang menarik.
Hubungan Personal. Punya hubungan pribadi dengan media akan mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing. Dapat Dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan informasi akurat di mana dan kapan saja diminta.
Bagaimana seorang wartawan selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat
Kemudian bagaimana kiat kita memasok Informasi. Memberikan naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/foto, pembuatan teks gambar/foto dengan baik.
Juga pengiriman news release yang baik sehingga hanya sedikit perlu penulisan ulang atau menyuntingnya. Kerjasama Baik. Kerjasama perlu dalam menyediakan informasi, misalnya merancang wawancara dengan orang yang dibutuhkan oleh pers ketika itu.
Ketrampilan komunikasi (skill in communications) spontan maupun bahan-bahan untuk referensi, dokumentasi, filling, dan fact finding yang telah dilakukan perlu disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan dalam wawancara.
Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record. Jangan memberikan jawaban yang sifatnya belum pasti, berandai-andai, teoritik, apalagi berfalsafah.
Kepada media hendaknya diberikan uraian pelengkap atau background material guna melengkapi suatu penulisan artikel. Jangan emosional atau kehilangan kendali emosi saat bertanya-jawab dengan wartawan.
HUMAS juga harus punya ilmu selain menggelar Konferensi Pers.
Konferensi pers adalah kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog soal materi yang telah disiapkan secara matang oleh Humas.
Sasaran pertemuan tersebut adalah agar substansinya dapat dimuat media massa dari wartawan yang diundang.
Ya, seperti tujuan konferensi pers menyebarkan informasi positif kepada publik (masyarakat luas) tentang perusahaan seperti penandatanagan kerja sama, ekspor perdana, pergantian direksi dan public expose.
Atau misalnya menetralisir atau membantah berita yang tidak benar/negatif tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa, dan lainnya.
Kemudian meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/jasa seperti pengenalan produk baru, ekspansi ekspor dan prestasi perusahaan, dan lainnya.
Persiapan hari dan langkahnya, dari pengiriman undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan, apakah sudah diterima atau belum oleh redaksi, apakah ada wartawan yang bisa hadir dalam konferensi pers tersebut.
Hingga menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang dibahas dalam konferensi pers tersebut. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.
Yang juga perlu dipahami, menurut catatan coach Jojo adalah menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan diundang termasuk tempat untuk panitia dan tuan rumah.
Dalam presentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP dan video.
Bilamana konferensi pers dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan. Siapkan ruang atau kolom untuk wartawan yang tidak diundang.
Kemudian sediakan suvenir untuk para wartawan undangan. Konferensi pers diatur berlangsung ringkas dan padat agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.
Jika dalam konferensi pers terdapat wartawan tak diundang atau datang karena dibawa temannya, tetap dia (mereka) dilayani dan terima baik-baik.
Nah, resep akrab dengan awak media agar 24 jam rilis kita dimuat sesuai pressclar, ini yang menarik. Coach Jojo menjadi pembicara di beberapa perusahaan atau konsultan media di beberapa perusahaan, bahkan petinggi negeri ini. Cerita buzzer juga menjadi seru. Nanti deh, saya tulis lagi.