Jakarta, INDONEWS.ID - Bad press release bisa jadi hal yang paling ditakui oleh humas ataupun public relation yang bertugas membuat pengumuman resmi perusahaan.
Hal itu karena indikasi rilis atau siaran pers yang dinilai buruk karena pesan yang ditulis tidak dapat ditangkap dengan baik oleh yang membacanya.
Selain itu, rilis yang buruk juga dapat merusak reputasi, membuang waktu dan sumber daya, dan menghambat upaya untuk mencapai target penyebaran informasi, terlebih jika naskah tersebut dijadikan bahan publikasi media massa.
Oleh karena itu, penting untuk memahami ciri-ciri bad press release, sehingga Anda dapat menghindarinya saat membuat naskah. Termasuk mempelajari cara membuat rilis yang efektif, di mana semua pembahasan itu ada pada artikel ini.
Ciri-ciri bad press release
Sebuah rilis atau siaran pers dapat dinilai buruk jika mengandung unsur seperti dijelaskan di bawah ini, antara lain:
Judul tidak menarik
Faktanya, judul adalah hal pertama yang dilihat jurnalis dan pembaca. Judul yang tidak menarik atau informatif akan diabaikan.
Dalam sebuah press release, pastikan memilih judul yang menarik, di antaranya menggunakan kata-kata yang lugas dan ada penekanan bahwa informasi ini benar-benar harus dibaca.
Naskah terlalu panjang
Rilis yang ideal adalah satu halaman atau kurang. Rilis yang terlalu panjang akan membuat jurnalis malas membacanya.
Ingat, pembaca tidak memiliki banyak waktu untuk membaca naskah yang disinyalir terlalu bertele-tele. Sebaiknya langsung ke pokok pembahasan dengan menggunakan teknik "piramida terbalik" seperti yang umum dipakai dalam pembuatan naskah berita.
Terlalu banyak jargon
Jargon industri dan bahasa teknis memang penting sebagai penguatan branding. Namun jika keberadaannya terlalu banyak maka dapat membingungkan pembaca.
Jadi, sebaiknya gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh orang awam. Bahkan kepada target audiens yang sudah mengenal bisnis atau identitas perusahaan sekalipun.
Kurangnya informasi penting
Rilis harus bisa menjawab kebutuhan pembaca, seperti menjawab pertanyaan kunci seperti siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Hindari mencantumkan informasi yang kurang relevan alias tidak penting. Karena ini hanya akan membuang-buang waktu pembaca.
Tidak ada kutipan
Kutipan dari perwakilan perusahaan atau pakar dapat menambah kredibilitas rilis. Karenanya penting untuk dicantumkan sebagai narasumber tak langsung yang nantinya dapat dipakai jurnalis dan media dalam menerbitkan rilis ke platform mereka.
Kesalahan tata bahasa dan ejaan
Kesalahan ini terbilang cukup elementer, namun sering dilakukan oleh si pembuat rilis.
Untuk menghindari membuat rilis terlihat tidak profesional, maka gunakanlah bahasa yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan (EYD), sehingga dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang membacanya.
Cara membuat press release yang efektif
Jika sudah mengetahui aspek apa saja yang membuat karya tulis disebut sebagai bad press release, selanjutnya adalah berusaha membuat press release sesuai dengan kaidah dan standar format baku yang disarankan.
Untuk memahami kaidah yang dimaksud, berikut unsur penting agar rilis bisa dianggap baik dan jauh dari kesan penilaian bad press release.
Tentukan tujuan rilis. Apa yang ingin Anda capai dengan rilis ini? Apakah Anda ingin mengumumkan produk baru, mempromosikan acara, atau meningkatkan kesadaran tentang masalah tertentu?
Tentukan target audiens. Siapa yang ingin Anda baca rilis ini? Jurnalis, investor, pelanggan, atau masyarakat umum?
Buat judul yang menarik. Judul harus singkat, informatif, dan menarik perhatian.
Tulis dengan gaya yang jelas dan ringkas. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh orang awam. Hindari jargon dan bahasa teknis.
Sertakan informasi penting. Jawab pertanyaan kunci seperti: Siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana.
Gunakan kutipan. Kutipan dari perwakilan perusahaan atau pakar dapat menambah kredibilitas rilis.
Periksa tata bahasa dan ejaan. Pastikan rilis bebas dari kesalahan.
Format yang rapi. Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca.
Sebenarnya, contoh press release yang sesuai standar baku merupakan kebalikan dari bad press release yang telah dijelaskan sebelumnya. Jadi tinggal mencermati apa yang kurang tepat lalu membenarkannya.
Setelah semua hal itu terpenuhi, kini press release tersebut dapat disebarluaskan, baik melalui website resmi perusahaan, maupun kepada media-media mainstream lokal dan nasional yang sudah menjamur keberadaannya di ruang digital.
Langkah selanjutnya yang tak kalah membuat pusing biasanya adalah memilih niche media yang relevan dengan bidang bisnis dari perusahaan Anda. Guna mengatasi permasalahan itu, solusi bijaknya adalah melibatkan fasilitas kemudahan yang diberikan oleh agensi periklanan.
Saat ini ada banyak agensi yang menyediakan platform sebagai fasilitas publikasi, salah satunya Publikasimedia.com, yaitu perusahaan digital marketing multiplatform yang bisa menjembatani kebutuhan perusahaan dan/atau perorangan kepada media.
Rilis yang sudah Anda buat dengan baik bisa diunggah pada platform tersebut untuk kemudian disebar ke media-media yang masuk di dalam daftar layanannya.
Di situ pengguna dapat memilah harga serta memilih jenis media yang tersedia dengan menyesuaikan kualitas, budget, dan popularitas media. Semakin tinggi popularitasnya, tentu akan berpengaruh baik bagi penyebaran konten press release tersebut.
Dengan demikian, Anda telah menjalani proses lengkap mulai dari produksi rilis yang baik dengan menghindari kualitas bad press release, sekaligus mendistribusikannya pada media massa terbaik sesuai kebutuhan. ***